e-Ticarette e-Fatura ve e-Arşiv Kullanmanın 5 Avantajı

Teknoloji her geçen gün hayatımızda daha çok yer ederek günlük yaşamın bir parçası halini aldı. Ticarette de bunun yansımalarını görmek mümkün. e-Fatura ve e-arşiv sistemleri son birkaç yıldır işletmelerin hayatına adapte olarak yeni faturalama süreci sundu. Bugün binlerce işletme zorunluluk veya gönüllülük kapsamlarında e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı. Yazımızda, e-ticaret için oldukça faydalı olduğunu düşündüğümüz bu uygulamalardan bahsetmek istedik.

5 milyon altında cirosu olan e-ticaret sahiplerinin gönüllü olarak e-fatura uygulamasına geçiş yapabileceklerini biliyor musunuz?

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olan, internet ortamında düzenlenen ve gönderilen fatura tipine denir. e-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın GİB uygulaması üzerinden gerçekleştirilir. e-Fatura, kâğıt faturaya göre daha pratik ve maliyet tasarrufu sağlar.

e-Arşiv Nedir?

Elektronik fatura uygulamasında, mükellef olmayan kişi yada kurumlara düzenlenen fatura tipine e-arşiv denir. e-Arşiv, faturanın elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve raporlamasını kapsar. e-Arşiv Fatura sistemini kullanabilmek için öncelikle e-Fatura sistemine kayıt olmak gerekmektedir.

e-Fatura ve e-Arşiv Farkı Nedir?

Bu iki fatura türünün en temel farklılıkları e-fatura, e-fatura mükellefi olan müşterilere, e-arşiv ise e-fatura kullanıcı olmayan müşterilere gönderilir.

e-Fatura ve e-Arşiv Sistemleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler

e-Fatura (elektronik fatura) ve e-arşiv zorunlu olarak geçiş yapanlar haricinde, avantajlarından yararlanmak isteyen birçok işletmenin gönüllü olarak geçiş yaptığı uygulamalar. Gelir İdaresi, yayınladığı tebliğler ile geçiş zorunluluğunun kapsamını git gide genişletiyor. Siz de, dijitalleşen dünyanın birer parçası olan e-fatura ve e-arşive beklemeden geçiş yapıp sisteme hızlıca adapte olabilirsiniz.

e-Fatura mı kullanmalıyım, e-arşiv mi?

e-Fatura uygulaması elektronik fatura sistemine kayıtlı olan iki firma arasında gönderilir ve alınır. Eğer bir taraf sisteme kayıtlı diğer taraf elektronik fatura kullanıcı değil ise, bu durumda karşı tarafa iletilen fatura türü e-arşiv olur.

Elektronik fatura kullanmaya başladıktan sonra, fatura düzenlerken gireceğiniz vergi kimlik numarasına göre sistem otomatik olarak mükellef olup olmadığını görür ve buna göre e-fatura ya da e-arşiv türünde faturası oluşturulur. Yani, sizin fatura düzenleyeceğiniz kişinin elektronik fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını bilmenize gerek yoktur.

Faturalama sürecinizi kısaltın.

Kağıt fatura sürecindeki fatura yazdırma, onaylatma, kargolama gibi operasyonel işlemler olmaksızın, e-fatura veya e-arşiv faturanızı hazırladıktan sonra resmi hale getirebilir ve dakikalar içerisinde karşı tarafa iletebilirsiniz. Oluşturulup gönderdiğiniz e-fatura için sistemden onay veya red yanıtları alabilirsiniz.

Yengeç’in sağladığı kolaylıkla, mağazanıza siparişiniz düştükçe e-fatura veya e-arşiv dokümanınızı otomatik oluşturup resmileştirebilirsiniz. Böylece, e-ticaret mağazanıza ya da pazaryeri mağazanıza gelen toplu siparişlerinizi Yengeç ile hızlı bir şekilde faturalandırabilirsiniz. Böylece tek tek fatura oluştururken doğacak hata payı da düşmüş olacak ve zaman kazanmış olacaksınız. Yengeç paneli üzerinde otomatik olarak oluşturulan e-fatura ve e-arşiv dokümanlarınızın çıktılarını da kolaylıkla alabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv sistemleri ile maliyetinizi azaltın.

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerinde faturanızı elektronik ortamda göndermiş olacağınızdan kargo masrafı ödemenize gerek olmayacaktır. Ayrıca, kağıt faturada fatura başına ödediğiniz tutara kıyasla e-fatura ve e-arşiv başına maliyet çok daha düşüktür. Faturaların elektronik ortamda iletilip alınması için önceden satın aldığınız kontörleri kullanmanız yeterli olacaktır.

Fatura arşivlemekle uğraşmayın.

e-Fatura ve e-arşiv bulut ortamda saklanır. Belgeler bulut ortamda arşivleneceği için klasörler halinde fiziksel olarak arşiv gerektirmez.

Faturaların bulut ortamda arşivlenmesinin getirdiği kolaylıklardan biri istediğiniz an ulaşabilir olmasıdır. Bu nedenle faturalar kaybolma riski taşımaz. Erişimi kolaydır. İstediğiniz an bulutta saklanan faturalarınıza ulaşabilir ve herhangi bir kayıp ya da doğal afet riskine karşı korumaya almış olursunuz.

Mali müşavirinizle iletişiminizi hızlandırın.

e-Fatura ya da e-arşiv faturayı düzenleyip resmi hale getirdikten sonra  indirip, e-posta aracılığıyla hızlıca mali müşavirinize ulaştırabilirsiniz. Kağıt faturada olduğu gibi faturalarınızı mali müşavirinize ayrıca ulaştırmanıza ya da kargo ile iletmenize gerek yoktur.

Kağıt tasarrufu sağlayın.

Faturalar elektronik ortamda gönderilip alınacağı için kağıt fatura kullanmanıza gerek kalmaz, böylece kağıt tasarrufu sağlayarak hem masraflarınızı azaltmış olursunuz hem de çevre dostu bu çözümle doğayı korumada katkıda bulunursunuz.

e-Fatura Başvuru Süreci

Elektronik fatura uygulamasından yararlanmak için ilk önce Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden mali mühür başvurusu yapmanız gerekmektedir. 2021 yılı güncel Mali Mühür ücretleri aşağıdaki gibidir;

Tüzel Kişi İçin:

3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu: 342,20 TL (290 TL + KDV)

Gerçek Kişi İçin:

3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu: 217,12 TL (184 TL + KDV)

Tüzel ya da Gerçek kişi olmanıza göre mali mühür başvurusu yapabilirsiniz, yaklaşık 1 hafta içerisinde elinize ulaşacaktır.

Mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra e-fatura başvuru işlemlerinizi başlatıp başvuru formundaki alanları doldurmanız gerekmektedir.

Başvuru adımlarını tamamladıktan sonra elektronik fatura gönderip almaya başlayabilirsiniz.

Kimler e-Fatura ve e-Arşiv Kullanabilir?

e-Faturayı anonim, limited, gerçek ve şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler, e-arşivi de e-fatura kaydı olan işletmeler kullanabilir.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve işletmeler tarafından oluşturulacak fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğünün, kaynağının ve içeriğinin garanti altına alınması, elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması amacıyla kullanılır. GİB Portalı’nda e-fatura düzenlemek için mali mühre ihtiyacınız vardır. Mali mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgelere http://mm.kamusm.gov.tr internet sitesinden ulaşabilirsiniz. e-Faturaya mali mühür ekleme adımlarını ise “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” başlıklı içerikten inceleyebilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşive Nereden Geçebilirim?

e-Fatura uygulamasına geçmek isteyen Gerçek Kişi ise e-imza ya da mali mühür başvuru yapmalıdır. Tüzel kişi ya da Adi Ortalık olan işletmeler ise yalnızca mali mühür başvurusu yapmalıdır. İşletme sahibi e-faturalarını GİB portalı üzerinden kesebilmek için bu adres üzerinden başvurularını yapabilirler. GİB üzerinden e-fatura oluşturmak için yine “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” başlıklı içerikten yararlanabilirsiniz. E-arşiv uygulamasına geçmek için ise öncelikle e-fatura kaydı yapılmalıdır. Daha sonra yine GİB’in bu adresinden e-arşiv başvurusunu yapabilirsiniz.

e-Faturaya Geçtikten Sonra Kâğıt Fatura Kesebilir miyim?

Eğer sadece e-fatura kaydı yaptıysanız, e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize kâğıt fatura düzenlemeye devam edebilirsiniz. Ancak e-arşiv uygulamasına kaydolduysanız kâğıt fatura düzenlemeniz söz konusu değildir. Kayıt yaptığınız tarihten itibaren 7 gün içinde kâğıt fatura düzenleyebilirsiniz.

e-Fatura İptal ve İade Edilebilir mi?

e-Faturayı alan müşteri, aldığı tarihten itibaren 8 gün içerisinde herhangi bir itirazda bulunmamışsa bu faturayı kabul etmiş olur. Faturanın iptal talebi de yine faturayı düzenleyen kişi tarafından yapılabilir. e-Faturayı düzenleyen kişi, GİB e-Fatura İptal Portalı üzerinden iptal talebi oluşturur ve alıcının onay vermesi gerekir. İptal talebi alıcı tarafından 8 gün içerisinde onaylanmalıdır.

Alıcı, gelen faturayı kabul etmez ise iade faturası düzenlemelidir.

Elektronik belge uygulamaları ticaret hayatında git gide yaygınlaşmakta. Sadece büyük işletmelere zorunlu tutulan bir uygulama olmaktan ziyade, yavaş yavaş kapsamı genişletildiği ve işletmeler tarafından hızlı bir şekilde adapte olunduğu kolay bir şekilde gözlemlenebiliyor. e-Fatura ve e-arşive birçok işletme gönüllü geçiş yaparak hem fatura arşivleme derdinden kurtuluyor, hem doğayı korumuş oluyor, hem de sisteme daha hızlı adapte olup dijitalleşiyor.

“Öne Çıkan Ön Muhasebe Programları” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.